So schreibst du gute E-mails an Dozierende

Wer studiert, kommt um eines nicht herum: die Kommunikation mit Dozierenden. Nicht nur in Zeiten von Corona heißt das, dass man E-Mails verfassen muss. Und das kann manchmal ganz schön einschüchternd sein. Wie finde ich den richtigen Ton? Welche (unausgesprochene) E-Mail-Etikette gibt es? Und was mache ich, wenn ich keine Antwort bekomme? Wir haben zwei Dozierende und eine Expertin gefragt, was man bei der digitalen Kommunikation mit Dozierenden beachten muss und was absolute No-Gos sind.

Der Soziologe Dr. Thomas Schmidt-Lux ist wissenschaftlicher Mitarbeiter im Bereich Kultursoziologie an der Universität Leipzig. Prof. Dr. Dr. Antoinette Maget Dominicé, Juristin und Kunsthistorikerin, ist Juniorprofessorin für Werte von Kulturgütern und Provenienzforschung am Institut für Kunstgeschichte an der Ludwig-Maximilians-Universität München. Daniela Weber ist Autorin mehrerer Ratgeber zum Thema Studieren, darunter „Erfolgreich studieren für Dummies“ und selbst Dozentin für wissenschaftliches Arbeiten an der Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde. 

1. Wie beginne ich die E-Mail? Soll ich alle akademischen Titel nennen?

Antoinette Maget Dominicé

Grundsätzlich sollte man für jede E-Mail, die im Zusammenhang mit dem Studium geschrieben wird, den Campus-Account verwenden. Sollte man keinen Uni-Mailaccount haben, ist es wichtig, eine seriös klingende Absenderadresse zu verwenden und die Betreffzeile auszufüllen.

Außerdem sollte man die E-Mail der richtigen Ansprechperson schicken: Dies zeigt, dass man sich über sein Studium informiert hat und weiß, wer wofür zuständig ist. Sollte man den/die Professor*in nicht kennen, an den oder die man schreibt, ist man mit „Sehr geehrte*r Frau*Herr Prof. Name“ auf der sicheren Seite. Wichtig ist es, den richtigen Titel zu nennen, auch jüngere Kolleg*innen mögen nicht unbedingt ohne Titel angeschrieben werden. Außerdem sollte man Rechtschreibfehler beim Namen vermeiden.

Thomas Schmidt-Lux

Auf keinen Fall alle akademischen Titel! Das finde ich schon sehr, sehr förmlich. Als Anrede „Liebe*r“ zu schreiben ist für mich völlig ok, auch wenn man sich nicht kennt. Das finde ich keineswegs übergriffig, sondern wirklich freundlich. Zu informell finde ich „Huhu“ – das lese ich gerade oft. Meine liebste Anrede war mal „Hallo Schmidt-Lux!“. Da musste ich sehr lachen. Wie man sich verabschiedet, ist mir eigentlich egal. Außer wenn man schon am Donnerstag „Ein schönes Wochenende!“ wünscht. Generell würde ich sagen: Lieber unspektakulär, dafür ohne Missgriffe.

Daniela Weber

Professor*innen sind eine breit gefächerte Spezies. Das liegt einmal an der ungemein weiten Altersspanne, aber auch die Fachrichtungen sind da sehr unterschiedlich. Wenn ich mich an einen renommierten Professor wende, dann ist die Ansprache sicherlich „Sehr geehrte/r Frau/Herr Prof. XYZ“, die oft mehreren Doktortitel würde ich allerdings auch da weglassen. Bei einer eher freundschaftlicheren Atmosphäre kommt auch ein „Hallo“ in Frage. Verabschieden kann man sich klassisch „Mit freundlichen Grüßen“, bei größerer Vertrautheit auch mit „Viele/Herzliche/Beste Grüße“. Meist merken Studierende schon im ersten Gespräch mit Dozierenden, ob diese eher förmlich oder freundschaftlich unterwegs sind. 

2. Der*die Dozierende antwortet nicht auf meine Mail. Wann kann ich nachhaken, ohne aufdringlich zu wirken?

Antoinette Maget Dominicé

Manche E-Mails werden nicht beantwortet, weil sie falsch adressiert wurden. Man sollte auch prüfen, ob man gewisse, meist auf den persönlichen Webseiten veröffentlichte Vorgaben erfüllt hat: Vielleicht hat man zu kurzfristig nach einem Gutachten gefragt oder die beigelegte Datei ist nicht in dem erwünschten Format? Nach einer ganzen Woche darf man höflich nachfragen, ob die Person die Anfrage erhalten hat. Dafür kann man die vorige E-Mail mit neuer Betreffzeile, Begrüßung und sehr knapp formulierter Zusammenfassung des Anliegens erneut schicken. Generell ist es sinnvoll, auf Phasen wie die vorlesungsfreie Zeit, Forschungssemester oder Gastprofessuren der Dozierenden zu achten, in denen Professor*innen weniger erreichbar sind.

Thomas Schmidt-Lux

Ich habe manchmal Mails wochenlang markiert in meinem Postfach liegen, weil mir die Beantwortung wichtig ist, ich sie aber nicht zwischen Tür und Angel erledigen will. Dann bin ich für eine freundliche Nachfrage fast dankbar. Die Nachfragefrist hängt von der Dringlichkeit ab. Manche Sachen haben eine Woche Zeit, bei anderen kann man früher nachfragen. Meldet sich jemand auch auf Nachfrage nicht, könnte man im Sekretariat nachfragen. Die wissen Bescheid, ob jemand krank ist. Wenn man im schlimmsten Fall weiß, dass jemand einfach keine Lust auf Antworten hat, kann man entweder den Fachschaftsrat einschalten oder den/die geschäftsführende Direktorin informieren. Das finde ich aber nur nach wirklich eingehenden Bemühungen legitim. 

Daniela Weber

Ich würde Dozierenden als Minimum immer zwei bis drei Tage geben. Nach fünf bis sieben Tagen kann man höflich nachhaken, wenn es eine Frist gibt, beispielsweise Anmeldungen von Arbeiten oder Seminaren, darauf verweisen und ansonsten möglichst freundlich etwas schreiben und am besten noch ein erhofftes Enddatum einfügen, das den Dozierenden noch einmal zwei bis drei Tage Zeit lässt. Wenn ein Dozierender partout nicht antwortet, könnte das auch eine Anregung sein, noch einmal darüber nachzudenken, ob die Person wirklich die Betreuung etwa bei Abschlussarbeiten übernehmen soll. Denn so ein Verhalten ist häufig kein Einzelfall.

3. Mein*e Freund*in hat sich von mir getrennt, ich habe Stress mit der WG und fühle mich auch noch krank – also muss ich um eine Fristverlängerung für meine Prüfungsleistung bitten. Soll ich in der E-Mail meine Situation ausführlich beschreiben oder es kurz halten und einfach „aus privaten Gründen“ schreiben? 

Antoinette Maget Dominicé

Diese Formalia werden normalerweise von den jeweiligen Prüfungs- und Studienordnungen geregelt. Sollte man aber bei Professor*innen persönlich um eine Fristverlängerung bitten müssen, ist es im eigenen Sinn, den Grund kurz und prägnant zu schildern, ohne dabei auszuschweifen. Grundsätzlich gilt: Bei der Nennung der Gründe kann man auf Beratungsstellen der Universität hinweisen sowie bei dem Studienzentrum und/oder dem Prüfungsamt den Fall voranmelden. Das gleiche gilt für das Abmelden von Seminarsitzungen.

Thomas Schmidt-Lux

Ich bin für einen Mittelweg. Ich muss nicht alle Details aus dem Privatleben wissen, die zu schildern ist schließlich auch für die Betroffenen schmerzlich. Wenn Studierende das machen, finde ich das mutig und ehrlich, manchmal verstehe ich bestimmte Dinge auch wirklich besser. Wenn es aber nur um eine Fristverschiebung von ein paar Tagen geht, muss man das nicht tun. Eine allzu lockere Begründung wie „Hab es nicht geschafft“ finde ich allerdings auch zu mager. Also gerne ein kurzes, aber etwas präziseres Signal.

Daniela Weber

Auch das hängt davon ab, wie persönlich das Verhältnis zur Betreuungsperson ist. Wenn es keine direkten Gespräche oder Treffen gab, dann ist die Begründung wahrscheinlich egal. Ich persönlich habe noch nie von einer Leistung gehört, die trotz verspäteter Abgabe angenommen wurde, weil die Begründung gut genug war. 

4. Was ist ein absolutes No-Go in der Kommunikation mit Dozierenden? 

Antoinette Maget Dominicé

Mich lassen Studierende, die um Hilfe bitten und sich später nicht bedanken, fassungslos zurück. Es sind sicherlich keine Blumensträuße als Dank notwendig. Die Anerkennung, dass sich der Andere Zeit genommen hat, ist jedoch ein Zeichen des Respekts. Genauso ärgerlich sind Studierende, die mich um Unterstützung vor einem Referat bitten und weder das Besprochene noch die Literaturempfehlungen befolgen. In diesem Fall bin ich kompromisslos, da die Zeit von beiden Betroffenen verschwendet wurde. Solche Fälle bilden aber kaum fünf Prozent des gesamten E-Mail-Verkehrs, den ich bekomme – und viel öfter darf ich mich über klug ausgedachte Anfragen, interessante Meldungen oder aufmerksame Worte freuen.

Thomas Schmidt-Lux

Mühsam finde ich es, wenn Studierende sich pünktlich in der ersten vorlesungsfreien Woche mit Fragen melden, die wir schon vorher besprochen haben oder die in der Seminarzeit geklärt werden sollten. Die vorlesungsfreie Zeit ist wichtig für die Lehrenden, um mehr zum Forschen und Schreiben zu kommen. Auch wenn wir in dieser Zeit natürlich für die Studierenden da sind, bin ich da „sensibler“ bei Dingen, die man locker vorher hätte klären können. Ich habe aber nur sehr selten Kommunikation, die ich ärgerlich finde. 

Daniela Weber

Was mich wirklich ärgert ist, wenn Studierende meinen, sie wissen es fachlich besser als die Dozierenden. Letztes Semester beispielsweise habe ich einige Hausarbeiten korrigiert. Auf die Nachfrage einer Person, wie die Bewertung zustande kam, habe ich mit einer ausführlichen Erklärung und Tipps geantwortet. Daraufhin erhielt ich einige sehr lange Mails, in denen stand, ich würde alles falsch sehen und die Bewertung müsse überall besser sein. Da hatte ich schon leicht Schlagader, aber habe mehrfach höflich geantwortet. Letztendlich hat sich die Person an die Prüfungskommission gewandt. Dabei kam raus, dass sie als Referenz eine von einem Kollegen benotete Hausarbeit verwendet hatte, die derjenige falsch im System eingetragen hatte. Am meisten hat mich geärgert, dass ich mehrfach das Angebot eines persönlichen Gesprächs gemacht hatte, aber immer seitenlange E-Mails zurück bekam. Hier hätte ich mir gewünscht, dass das direkte Gespräch vorgezogen wird.

5. Darf ich meinen Dozierenden in sozialen Netzwerken wie Instagram, Twitter oder Facebook folgen und sie dort anschreiben?

Antoinette Maget Dominicé

Um jegliche Vermischung von Privatem und Akademischem zu verhindern und auch aus datenschutzrechtlichen Bedenken, verzichte ich auf diese Kommunikationswege beinahe vollständig. Hingegen folgen mir einige Studierende, die bei mir Abschlussarbeiten geschrieben oder Lehrveranstaltungen besucht haben, auf LinkedIn. Somit behalten die Studierenden den Kontakt mit der akademischen Welt und ich kann sie als Alumni zugleich bei passender Gelegenheit einladen.

Thomas Schmidt-Lux

Da ich bei Twitter und Facebook und Whatsapp bin, kommt das ab und zu vor. Das finde ich nicht schlimm, manchmal ist es eben einfacher, schnell eine Textnachricht schreiben zu können. In einem der letzten Seminare hatten wir auch eine Telegram-Gruppe, um uns über unsere Arbeiten auszutauschen. Das hat super geklappt, weil sich alle an gewisse Regeln gehalten haben. Also: nur tagsüber schreiben, die Wochenende auslassen und nur schreiben, wenn etwas wirklich das Seminar betrifft.

Daniela Weber

Wenn Dozierende öffentlich über soziale Medien kommunizieren, dann freuen sie sich sicher auch, wenn ihre Studierenden das zur Kenntnis nehmen und ihnen folgen. Kontakt würde ich darüber allerdings nur zu den Themen der Beiträge wünschen – wenn es um persönliche Studienbelage geht, ist eine E-Mail oder ein Besuch in der Sprechstunde passender. Wie man Dozierenden am besten schreibt, hängt also stark vom eigenen Studiengang und der Position der Dozierenden ab. Generell gilt aber: Höflich bleiben, nur nachfragen, was man alleine nicht rausfinden kann und Geduld haben bei der Antwort.