Wie archiviere ich meine digitalen Erzeugnisse am besten?

Die Lösung ist so simpel, dass man sie leicht vergisst: „Das einfachste Mittel gegen Datenverlust“, sagt Axel Vahldiek, Archivierungsexperte der Computerzeitschrift c’t, „ist eine externe USB-Festplatte.“ Die belädt man regelmäßig mit Kopien der wichtigsten Dokumente und legt sie dann in den Schrank, wo sie vor Nässe und Staub geschützt ist.

Im schlimmsten Fall, und mit dem sollte man rechnen, reicht aber auch das nicht. Brennt die Wohnung ab, sind auch die Daten im Schrank verloren. Axel Vahldiek rät deshalb, die Sicherungskopien möglichst dezentral zu lagern. „Am besten ziehe ich wichtige Dokumente zusätzlich auf einen USB-Stick“, sagt er, „und lagere den bei den Eltern oder Freunden.“ Wer soeben einen Wohnungsbrand hinter sich hat, muss dann wenigstens nicht auch noch die fast fertige Diplomarbeit neu schreiben. Die zweite Möglichkeit ist noch bequemer, und sie ist sogar kostenlos: Man speichert seine Dokumente auf einem Online-Server. Anbieter wie „Dropbox“ oder „Skydrive“ verschenken mehrere Gigabyte Speicherplatz, dort lagern die Daten garantiert brand- und stoßsicher.

Aber Vorsicht: auf die fremden Server können auch fremde Menschen zugreifen, im schlimmsten Fall Datendiebe oder Adressensammler. „Deshalb“, sagt Experte Vahldiek, „sollte man Dokumente mit sensiblen Daten unbedingt verschlüsseln.“ Dafür gibt es gute Gratisprogramme zum Download, zum Beispiel „SecurStick“. Dokumente, die damit kodiert sind, kann nur lesen, wer das Passwort weiß. Für größere Datenmengen ist diese Online-Methode eher ungeeignet, dafür ist der Speicherplatz zu gering und das Hochladen zu zeitaufwändig.

Ein Foto-Archiv oder die MP3-Sammlung sichert man lieber auf externen USB-Festplatten – „und zwar am besten auf zwei bis drei Stück“, sagt Axel Vahldiek, „falls bei einer Platte das Netzteil durchbrennt.“ Wer Sicherungskopien von großen Datenmengen macht, sollte außerdem ein Backup-Programm nutzen, das mitzählt, ob auch wirklich jedes Bit kopiert wurde.

Wie oft sollte man seine Dateien archivieren? Axel Vahldieks Faustregel lautet: „Je wichtiger das Dokument, desto öfter sollte man abspeichern.“ Bei Hausarbeiten am besten stündlich. In Einzelfällen wirksam ist es übrigens auch, die wichtige Hausarbeit per Mail zu einem Freund zu schicken.  

Jan Stremmel, 25, schmiedet seit seiner Recherche den Plan, in seinem Kellerabteil einen luftdichten Tresorraum einzurichten.  

Fünf Tipps für die Datenarchivierung:

1. Die Stochastik überlisten und wichtige Dokumente verstreuen. Die Wahrscheinlichkeit, dass am selben Tag dein WG-Zimmer, das Haus deiner Eltern und das Microsoft-Serverzentrum abbrennen, ist gering.

2. Dokumente mit sensiblen Daten unbedingt mit Passwort verschlüsseln – selbst auf dem USB-Stick. Das Passwort sollte nicht im Duden stehen und mindestens 16 Zeichen lang sein. Das Entschlüsselungsprogramm am besten gleich in den selben Ordner legen, dann lassen sich die Dokumente von jedem Computer aus öffnen. 

3. Archivierung ist lästig und zeitaufwändig – und somit eine Achillesferse für notorische Prokrastinierer. Deshalb ist die Wahl der Speichermethode zweitrangig, das Allerwichtigste ist: machen! 

4. Wer Dokumente in exotischen Formaten speichert, sollte auch eine Kopie der entsprechenden Software dazulegen. Sonst lässt sich das Dokument in ein paar Jahren vielleicht mit keinem Programm mehr öffnen. 

5. Aber keine falschen Hoffnungen: bis an unser Lebensende lässt sich wohl kein digitales Dokument konservieren – so lange hält keine Hardware. Da bliebe nur, die Daten alle paar Jahre mühsam auf neue Speichermedien zu kopieren. Oder die bisher ungeschlagene Methode: das Wichtigste ausdrucken und in einen feuerfesten Tresor schließen.