Können digitale Gruppenarbeiten auch Vorteile haben?

Nicht nur Seminare und Vorlesungen werden durch den Lockdown in den digitalen Raum verschoben. Auch Gruppenarbeiten finden nun immer häufiger über Zoom, Teams oder Skype statt. Das kann schnell frustrierend sein, weil der soziale Austausch fehlt, der Nacken schmerzt oder dieser eine unsympathische Kommilitone ständig Monologe hält. Guido Hertel, Professor für Organisations- und Wirtschaftspsychologie an der Universität Münster, beschäftigt sich in seiner Forschung seit Jahren mit digitaler und analoger Gruppenarbeit. Uns hat er erklärt, wie man aus Zoom-Gruppenarbeiten mehr rausholt als aus Treffen in der WG-Küche und warum man auch mal fragen sollte: Wie geht’s?

jetzt: Herr Hertel, was sind Fehler, die Studierende bei digitalen Gruppenarbeiten machen?

Guido Hertel: Zunächst möchte ich sagen, dass digitale Gruppenarbeiten einige Vorteile haben: Man kann sich die Wege zu den einzelnen Treffen sparen. Dadurch sind auch mal Kurz-Meetings möglich. Auch im Studierenden-Alltag kann man sich punktgenauer treffen, ohne sich groß koordinieren zu müssen. Weil man direkt alles am Computer bearbeiten kann, muss man nicht später noch aufwendig handschriftliche Notizen digitalisieren. Ich bin zum Beispiel mit Zoom als Meeting Plattform sehr zufrieden.

„Man sollte bei jedem Meeting einplanen, dass man auch miteinander plaudern kann“

Effizienter ist das mit Sicherheit. Aber geht da nicht das Zwischenmenschliche verloren?

Ja. Die sozialen Kontakte leiden, weil viele Informationen und die Qualität des Zusammenseins verloren gehen, wenn man sich nur „zweidimensional“ gegenübersitzt. Online sehe ich nur das Gesicht der anderen Person und ein bisschen Hintergrund. Was eigentlich bei der Person gerade los ist, sehe ich nicht: ob ihr eigentlicher Arbeitsplatz besetzt ist, ob sie gerade mit dem Freund oder der Freundin gestritten hat. Im Uni-Alltag bekommt man eher mal mit, dass der oder die andere gerade Stress hat. Das muss kompensiert werden, so gut es geht.

Wie gelingt das?

Man sollte bei jedem Meeting einplanen, dass man auch miteinander plaudern kann und Raum für Dinge lassen, die sonst automatisch passieren. Man sollte fragen: „Wie geht’s dir? Was ist gerade los?“ Vielleicht Fotos zeigen aus dem Privatleben, wenn man das möchte. Bei digitalen Meetings tendieren wir dazu, uns auf das vermeintlich Wesentliche zu konzentrieren: Auf geht’s. Aufgabe bearbeitet. Und danach: Tschüss. Darunter leidet die soziale Unterstützung, die so wichtig ist im Studium, wenn man zum Beispiel etwas nicht versteht. Das alles sollte man einplanen und sich aktiv darum kümmern. In Betrieben können Führungskräfte darauf achten. In der Uni gibt es so eine Struktur nicht. Da muss es Aufgabe von allen sein, sich darum zu kümmern. 

Das klingt einleuchtend. Aber wie rafft man sich dazu auf, Smalltalk zu machen, wenn alle einfach nur fertig werden wollen mit dem Referat?

Dabei können Strukturen helfen, Routinen, die man bewusst entwickelt. Man kann zum Beispiel vereinbaren, dass man alle 30 Minuten fünf Minuten Pause macht. Das ist wie beim Joggen. Man hat nicht immer Lust darauf. Aber danach ist man froh, dass man es gemacht hat, weil man beispielsweise in der Gruppe mehr zusammengewachsen ist, mehr Spaß hatte und die Arbeit leichter von der Hand ging. 

Ein anderes Problem ist die Müdigkeit, die entsteht, weil man die ganze Zeit in digitalen Meetings sitzt. Bei mehreren Gruppenarbeiten plus Online-Lehre ist eine Grenze schnell erreicht. Was kann man dagegen tun?

Wir haben die Angewohnheit, dass wir uns an den Vorgaben im Kalender orientieren. Meetings werden auf eine halbe Stunde oder eine Stunde gesetzt. Was vergessen wird, ist, dass man auch bei Online-Meetings Pausen braucht. Sei es für einen Kaffee oder um auf Toilette zu gehen. Das muss man einplanen. Sonst packt man Meeting an Meeting und es kommt zwangsläufig dazu, dass Leute zu spät dazu kommen. Man selbst ist pünktlich, jemand anderes kommt 15 Minuten später. Das ist ärgerlich. Ich persönlich mag Meetings, die für 15 Minuten angesetzt sind, und auch tatsächlich nur solange dauern. Oft ist das viel effizienter als lange Online-Treffen. 

„Im Digitalen lässt sich viel leichter nachvollziehen, wer welche Aufgabe schon erledigt hat“

Es gibt verschiedene Charaktere in Gruppentreffen: die Lauten, die Leisen, die Organisationstalente, die Faulen. Wenn man die Kommiliton*innen nur digital kennengelernt hat, ist es oft schwerer einzuschätzen, wer zu welcher Gruppe gehört. Wer nicht viel sagt, ist nicht unbedingt faul, sondern vielleicht einfach introvertiert. Wie geht man damit um?

Der Gedanke, dass wir in digitalen Meetings alle gleich sind, ist manchmal auch ein Segen. Vorurteile werden reduziert. Das ist auch eine Chance, einmal eine andere Rolle auszuprobieren. Aber stabile Charaktereigenschaften wie hohe Extraversion zeigen sich natürlich auch in der Online-Kommunikation. 

Bei Gruppenarbeiten ist es oft schwer zu sagen, wie viel Arbeit die anderen außerhalb der Treffen wirklich in das Projekt stecken. Welche digitalen Mittel können da helfen? 

Bei digitalisierter Arbeit lässt sich leichter nachvollziehen, wer was übernimmt und wer welche Aufgabe schon erledigt hat. Durch die automatische Dokumentation, etwa über Slack oder Trello, ist Vertrauen gar nicht mehr so entscheidend. Oder positiv ausgedrückt: Das Risiko, ausgenutzt zu werden, ist geringer. Das kann Konflikte reduzieren. 

Wenn man in der Bibliothek zusammensitzt und einer hängt nur noch am Handy, fällt das auf. In Video-Chats kann man sich nebenher recht unbemerkt mit anderen Dingen beschäftigen. Wie soll man reagieren, wenn eine*r aus der Gruppe offensichtlich nicht bei der Sache ist?

Die erste Regel ist natürlich, dass die Kamera bei allen offen ist und sich keiner nur per Audiokanal zuschaltet. Wenn ich dann merke, dass jemand längere Zeit still ist, sollte ich mal fragen: „Hast du Probleme mit deinem Internet?“ Dieses aktive Einbinden ist bei digitalen Meetings einfacher, weil es alle möglichen technischen Probleme geben kann – inaktives Wlan, defekter Laptop. Deshalb ist es legitimer nachzufragen. Wenn man in der Bibliothek zusammensitzt und einer längere Zeit nichts sagt, dann frage ich höchstens einmal: „Alles okay?“ Auch in digitalen Meetings nachzufragen, müssen wir jetzt lernen. 

Sie klingen ziemlich optimistisch. Würden Sie soweit gehen und sagen, dass wir mit digitalem Arbeiten zu besseren Ergebnissen kommen? 

Ich würde sagen: Ja. In meinem Arbeitsalltag sind die digitalen Meetings sach- und zielorientierter, oft effizienter. Es geht alles schneller. Man muss nur ein paar Dinge beachten: Pausen machen, um „Zoom Fatigue“ zu vermeiden. Körperlich in Bewegung bleiben. Und die sozialen Kontakte pflegen. 

Was ist eine gute Dauer für digitale Meetings?

Das ist unterschiedlich – ich würde maximal eine Stunde empfehlen. Besser 50 Minuten. Dann hat man zehn Minuten Pause bis zum nächsten Meeting. Am Tag reichen mir persönlich vier bis fünf längere Meetings, mehr sind dann auch schwer nachzubereiten. Am Ende hängt es aber auch von der Tätigkeit ab. Ich finde es vor allem wichtig, darauf zu achten, wie erschöpft man sich danach fühlt, und entsprechend die Zeiten anzupassen.

Kreativität entsteht durch Plaudern, durch Mittagspausen, durch das Feierabendbier. Wie entsteht Kreativität bei digitalen Treffen?

Wenn es darum geht, gute Ideen zu entwickeln, zeigt die Forschung seit den 1990er Jahren, dass es sinnvoller ist, wenn man erst alleine Ideen entwickelt und sich erst danach austauscht. Brainstorming in Gruppen ist überhaupt nicht produktiv, es fühlt sich nur so an.